Určite to poznáte. Kolega v práci odíde na dovolenku. Niekto ho musí zastúpiť. Zdvíhať jeho telefóny. Mazať jeho spam. Počúvať sťažnosti a priania klientov. Pred odchodom na dovolenku sa s vami kolega letmo rozlúčil a vy ste mu s naivným úsmevom popriali príjemny oddych.
Na druhý deň sa už nestíhate čudovať. Volá klient, a čo s ním? Pýta sa na dodávku ultramarínových podložiek do špeciálnej edície interkontinentálneho rýchlovlaku Lajka&spol.
“Ako prosím? Čo prosím? Viete, kolega je na dovolenke. Ja o tom nič neviem. No, to je možné. Ale ja s tým nič nespravím. Máme systém a nedostanem sa do jeho pošty. Počkajte zapíšem si vaše meno a telefónny kontakt a ozveme sa vám.” Klient rozpálený do biela práskne telefónom. Našťastie telefón je odliaty z kvalitného plastu a vydrží úder s tlakom niekoľko stoviek kilopascalov na centimeter štvorcový.
Ale veď ste spravili to najlepšie, čo ste vedeli. Prečo je klient nespokojný? Žeby vám váš kolega neodovzdal podstatné informácie? Žeby sa nebol uistil, či dokážete jeho prácu zastúpiť?
Ak je kolega aspoň trochu zodpovedný, tak vám odovzdá všetky podstatné informácie, nachystá vám šablóny e-mailov, vysvetlí vám čo a ako. Takže sa stane Zastupiteľným (áno viem, že niekomu to príde ako cudzie slovo, skúste sa s ním zoznámiť).
Posuňme tento koncept ešte trochu ďalej. Predstavte si, že každý deň uzatvoríte prácu tak, že ju po vás môže ktokoľvek prevziať a pokračovať v nej. Keď hovorím ktokoľvek, tak myslím napríklad aj vás. Uzatváranie vecí neznamená, že musíte vyriešiť všetky problémy. Znamená to, že keď niekto príde, tak môže vo vašej práci pokračovať. Dobrým pomocníkom v tejto oblasti sú ticket systémy, výborne poslúžia ako vaša externá pamäť.
Autori motivačnej literatúry používajú koncept: Pracuj, ako keby bol zajtra tvoj posledný deň. Čo je v preklade to isté. Každopádne “Pracuj, akoby bol deň pred dovolenkou”, je podľa môjho názoru lepšie uchopiteľná veta. Hlavne z toho dôvodu, že v niektorých firmách je celkom pekne zaužívana séria krokov, ktoré potrebné vykonať pred odchodom dovolenkou.
Základom je začať s málom a postupne túto techniku zlepšovať. Ušetrí vám to čas, nervy, peniaze a položí to základ pre možnosť delegovať vašu prácu ďalej.